Direkter Selbstbedienungsexport
Ausschließlich Organisationsinhaber können unter Einstellungen → Datenexport nach erneuter Bestätigung ihres aktuellen Passworts ein vollständiges Mandantenarchiv erstellen. Der Export wird live aus dem eigenen Mandantenkontext erzeugt und nicht über einen öffentlichen Link bereitgestellt. Einen verbindlichen Wechsel- oder Löschprozess kann ebenfalls ausschließlich der Organisationsinhaber anfordern oder abbrechen.
Container und Datenformate
- Unkomprimiertes POSIX-ustar-Archiv (`.tar`) als offen dokumentierter Container.
- `manifest.json` mit Formatversion, Mandantenkennung, Dateiliste, Größen und SHA-256-Hashes.
- `data/tenant.json` als UTF-8, strukturiert und maschinenlesbar.
- Originale Rechnungs-, Mahn- und Uploaddateien unter `assets/`.
- Zusätzliche CSV-Exporte für häufige Tabellenimporte.
Exportierte Kategorien
Enthalten sind Organisations- und Benutzerstammdaten, Kunden und Ansprechpartner, Anfragen und Akquise, Projekte, Aufträge, Aufgaben, Termine, Buchungen, Einsatzberichte, Angebote, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Artikel, Kommunikationsvorgänge, Automationen, Einstellungen, Vertragsannahmen, Aktivitätsdaten sowie die nachfolgend beschriebenen digitalen Assets. Auch die Historie von Wechsel- und Löschanforderungen ist enthalten.
Ausgehende, in Zentrio gespeicherte Upload-Anhänge werden über ihre Zustellzuordnung ausgewiesen und bei sauberem Virenscan als Datei unter `assets/` aufgenommen.
Sicherheitsbedingte Ausschlüsse
Nicht exportiert werden Passworthashes, Sitzungs- und Rücksetztoken, öffentliche Bearer-Tokens, Stripe- und Jobgeheimnisse, interne Storage-Schlüssel sowie Rate-Limit- und Provider-Idempotenzdaten. Gespeicherte E-Mail-Inhalte werden im Zustellverlauf vollständig redigiert; Metadaten und sichere Anhangszuordnungen bleiben erhalten.
Integrität und technische Grenzen
Vor Ausgabe werden digitale Assets gegen gespeicherte Größe und SHA-256-Hash geprüft. Bei fehlenden oder veränderten Pflichtartefakten bricht der Export sichtbar ab, statt ein unvollständiges Archiv als vollständig auszugeben. Zusätzlich erhält das Gesamtarchiv eine SHA-256-Prüfsumme; Zeitpunkt, Prüfsumme und Ersteller werden im Mandanten-Aktivitätsprotokoll festgehalten. Das konfigurierbare Archivlimit schützt den Betrieb; bei größeren Mandanten erfolgt ein betreuter, gleichwertiger Export über den Support.
Wechsel- und Abrufprozess
Ein Wechsel kann mit höchstens 30 Kalendertagen Vorlauf angefordert werden. Der reguläre Übergangszeitraum beträgt höchstens 30 Kalendertage. Danach bleiben Daten mindestens 30 Kalendertage abrufbar. Unterstützung und eine einmalige angemessene Verlängerung können über kontakt@hgs-lass.de angefordert werden.
Nach erfolgreichem Wechsel und Ende des Abrufzeitraums werden exportierbare Kundendaten gelöscht. Nach Vertragsende steht ein Exportzeitraum von 30 Tagen zur Verfügung. Anschließend werden Mandantendaten nach Ablauf einschlägiger Aufbewahrungs- und Sicherungsfristen gelöscht.