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Handwerkersoftware auswählen: die Checkliste für den Betriebsalltag.

Nicht die längste Funktionsliste entscheidet. Gute Software bildet den tatsächlichen Weg von der Anfrage bis zur Abrechnung ab und bleibt für Büro und Mitarbeiter verständlich.

So nutzen Sie die Checkliste

Nehmen Sie zwei oder drei echte Vorgänge aus Ihrem Betrieb: eine neue Anfrage, einen laufenden Einsatz und eine fertige Abrechnung. Testen Sie jede Software genau mit diesen Fällen. Was nur in einer Präsentation gut aussieht, aber im Alltag zusätzliche Listen erzeugt, löst das Problem nicht.

1. Der komplette Ablauf

  • Neue Anfragen landen strukturiert an einem Ort.
  • Aus einem Kundenkontakt werden Angebot, Auftrag und Rechnung ohne doppelte Erfassung.
  • Status, Verantwortliche und nächster Schritt sind jederzeit sichtbar.

2. Einsatzplanung und Mitarbeiter

  • Mehrere Teams können zur selben Zeit unterschiedliche Einsätze übernehmen.
  • Doppelbelegungen pro Team und Zeitraum werden verhindert.
  • Mitarbeiter sehen mobil nur die Informationen, die sie für ihren Einsatz benötigen.

3. Zeiten und Dokumentation

  • Fahrt- und Arbeitszeiten lassen sich direkt am Einsatz erfassen.
  • Fotos, Notizen, Checklisten und Material bleiben beim Auftrag.
  • Korrekturen und Freigaben sind nachvollziehbar dokumentiert.

4. Angebote, Rechnungen und Steuerberater

  • Angebote können digital angenommen werden und lösen einen klaren Folgeprozess aus.
  • Finalisierte Rechnungen bleiben unveränderbar; Korrekturen erfolgen nachvollziehbar.
  • E-Rechnung, Periodenexport und ein schreibgeschützter Steuerberaterzugang sind vorgesehen.

5. Sicherheit und Vertragsklarheit

  • Jeder Betrieb sieht ausschließlich die eigenen Daten.
  • Rollen, Berechtigungen und Mehrfaktor-Anmeldung schützen sensible Bereiche.
  • AVV, technische Schutzmaßnahmen, Datenexport und Löschprozess sind transparent beschrieben.

6. Kosten und Einführung

  • Monatspreis, Benutzergrenze und optionale Einrichtung sind vor Vertragsabschluss klar.
  • Eine Testphase ist ohne Kreditkarte möglich und endet nicht automatisch in einer Buchung.
  • Datenimport, Nummernkreise, Dokumentlayout und erste Abläufe lassen sich vorab prüfen.

Warnsignal: wichtige Informationen bleiben außerhalb

Wenn Termine, Fotos, Zeiten oder Angebotsstände weiterhin in privaten Chats und einzelnen Tabellen liegen, ist der Ablauf noch nicht vollständig. Entscheidend ist nicht, ob eine Software viele Module hat, sondern ob jeder Vorgang ohne Medienbruch weiterläuft.

Ein realistischer Test in 30 Minuten

  1. 1Einen echten Kunden und eine Anfrage anlegen.
  2. 2Ein Angebot mit zwei Positionen erstellen.
  3. 3Einen Einsatz einem Team zuordnen.
  4. 4Mobil Zeit, Foto und Notiz dokumentieren.
  5. 5Den Vorgang bis zur Rechnung und zum Export nachvollziehen.